Metodologia applicata

4 fasi distinte che coprono il processo end-to-end che vanno dall’analisi del contesto del cliente, fino al monitoraggio dei risultati della campagna di compliance

Context & Information

Analisi del contesto e raccolta delle informazioni

dettagli

Design & Planning

Scelta dei dettagli e pianificazione della campagna

Dettagli

Delivery & Analysis

Distribuzione della campagna e raccolta dati

Dettagli

Reporting & Monitoring

Valutazione compliance e monitoraggio continuo

Dettagli

1. Context & Information

L’analisi del contesto è fondamentale nella costruzione di una camapgna di compliance.
Durante questa fase, si raccolgono e si valutano informazioni relative al contesto che può includere l’analisi di fattori economici, sociali, culturali e tecnologici che possono influenzare la campagna.

Raccolta di dati

Si raccolgono informazioni pertinenti al cliente come mercato di interesse, dimensione aziendale, certificazioni esistenti, regolamentazioni applicabili al contesto, numero di processi critici, fornitori critici e valutazioni precedenti

Identificazione degli stakeholder

Si identificano le persone o i gruppi che hanno un interesse nel progetto e che possono influenzarne l’esito. Si aggiunge la valutazione dei processi critici che richiedono valutazioni del livello di compliance.
Si valutano anche la presenza di metriche per la valutazione dei rischi, dei livelli di maturità e la tabella di quantificazione degli impatti.

Analisi del contesto

Si può utilizzare questo strumento per identificare punti di forza, debolezze, opportunità e minacce relative al contesto. Queste informzioni possono avere un impatto sulle campagne di compliance.

Valutazione delle tendenze

Si analizzano le tendenze attuali e future che potrebbero impattare le campagne di compliance, come cambiamenti normativi o innovazioni tecnologiche.
Nel caso della valutazione delle terze parti è importante aggiornare i requisiti anche per servizi e prodotti offerti dalle terze parti.

Sintesi delle informazioni

Infine, si sintetizzano le informazioni raccolte per avere una visione chiara e completa del contesto, che servirà come base per le decisioni future e per le campagne di compliance, i partecipanti interessati e gli standard da valutare.

2. Design & Planning

La fase di Design & Planning per una campagna di compliance è essenziale per garantire che tutte le attività siano ben strutturate e mirate a raggiungere gli obiettivi prefissati. Ecco alcuni passaggi chiave che caratterizzano questa fase

Definizione degli obiettivi

È importante stabilire chiaramente quali sono gli obiettivi della campagna di compliance. Questi possono includere l’aumento della consapevolezza sulle normative, la formazione del personale o la promozione di comportamenti etici.

Identificazione del pubblico target

Si deve identificare chi sono i destinatari della campagna. Questo può includere dipendenti, dirigenti, fornitori o clienti. Comprendere il pubblico aiuta a personalizzare i messaggi e le strategie.

Sviluppo del messaggio

Creare messaggi chiari e convincenti che comunichino l’importanza della compliance e le conseguenze di comportamenti non conformi. È fondamentale che il messaggio risuoni con il pubblico target.

Scelta dei canali di comunicazione

Decidere quali canali utilizzare per diffondere il messaggio. Questi possono includere email, incontri di formazione, webinar, poster, social media o intranet aziendale.

Pianificazione delle attività

Creare un piano dettagliato che includa le attività specifiche da svolgere, le tempistiche e le responsabilità. Questo aiuta a mantenere la campagna organizzata e a garantire che tutte le parti coinvolte sappiano cosa fare.

Budgeting

Stabilire un budget per la campagna, considerando costi per materiali, formazione, comunicazione e altre spese necessarie. È importante assicurarsi che le risorse siano allocate in modo efficace.

Misurazione e valutazione

Definire come verrà misurato il successo della campagna. Questo può includere sondaggi di feedback, tassi di partecipazione a eventi o valutazioni delle conoscenze acquisite.

3. Delivery & Analysis

La fase di Distribuzione e Analisi di una campagna di compliance è fondamentale per garantire che i messaggi raggiungano il pubblico target e che l’efficacia della campagna venga valutata in modo accurato

Implementazione del Piano

In questa fase, si mette in atto il piano di distribuzione precedentemente definito. Si utilizzano i canali scelti (email, incontri, webinar, social media, ecc.) per comunicare i messaggi di compliance

Coinvolgimento degli Stakeholder

È importante coinvolgere attivamente gli stakeholder, come i manager e i team di risorse umane, per garantire che il messaggio venga supportato e amplificato all’interno dell’organizzazione.

Formazione e Workshop

Se previsto, si organizzano sessioni di formazione o workshop per approfondire i temi della compliance e rispondere a eventuali domande. Questo aiuta a garantire che il messaggio venga compreso e interiorizzato.

Monitoraggio della Distribuzione

Durante la distribuzione, è utile monitorare l’andamento delle attività, ad esempio il tasso di apertura delle email, la partecipazione agli eventi o l’interazione sui social media. Questo permette di apportare eventuali aggiustamenti in tempo reale.

Raccolta dei Dati

Dopo la distribuzione, si raccolgono dati quantitativi e qualitativi per valutare l’efficacia della campagna. Questo può includere sondaggi di feedback, interviste, analisi delle metriche di partecipazione e coinvolgimento.

Valutazione degli Obiettivi

Si confrontano i risultati ottenuti con gli obiettivi iniziali della campagna. È importante capire se gli obiettivi sono stati raggiunti e in che misura

Analisi

La fase di analisi si prende cura delle risposte fornite ed eseguir per primo una valutazione della consistenza delle risposte.
In seguito, l’analisi viene normalizzata per poter estrapolare le informaizoni qualitative e quantitative richiesta dalla campagna.
Infine, i dati calcolati permettono di valutare il livello di compliance sia a livello di campagna che a livello di singolo partecipante.

4. Reporting & Monitoring

La fase di report e monitoraggio di una campagna di compliance è essenziale per valutare l’efficacia delle attività svolte e per garantire che gli obiettivi siano stati raggiunti. Ecco come si sviluppa questa fase:

Raccolta Dati

In questa fase, si raccolgono tutti i dati pertinenti relativi alla campagna. Questo può includere metriche quantitative, come il numero di partecipanti a eventi di formazione, il tasso di apertura delle email, le visualizzazioni dei materiali informativi e i risultati dei sondaggi di feedback. È importante avere un sistema di raccolta dati ben strutturato per facilitare questa operazione.

Analisi dei Risultati

Una volta raccolti i dati, si procede all’analisi per valutare l’efficacia della campagna. Si confrontano i risultati ottenuti con gli obiettivi iniziali. Ad esempio, se l’obiettivo era aumentare la consapevolezza sulla compliance, si possono analizzare i cambiamenti nei livelli di conoscenza o nelle pratiche di comportamento dei dipendenti.

Identificazione delle Tendenze

Durante l’analisi, è utile identificare eventuali tendenze o modelli nei dati. Questo può includere l’osservazione di aree in cui la compliance è migliorata o, al contrario, dove ci sono ancora lacune. Queste informazioni possono fornire spunti preziosi per future campagne.

Reportistica

eport dettagliato che sintetizzi i risultati della campagna. Questo report dovrebbe includere: – Obiettivi della campagna – Metodologia utilizzata – Dati raccolti e analisi – Risultati e conclusioni – Raccomandazioni per miglioramenti futuri

Condivisione dei Risultati

È importante condividere il report con tutti gli stakeholder coinvolti, inclusi i dirigenti e i team di compliance. Questo non solo garantisce trasparenza, ma permette anche di discutere i risultati e le possibili azioni da intraprendere.

Monitoraggio Continuo

Dopo la conclusione della campagna, è utile implementare un sistema di monitoraggio continuo per valutare l’aderenza alle normative e alle pratiche di compliance nel tempo. Questo può includere audit regolari, sondaggi periodici e sessioni di follow-up per garantire che le conoscenze acquisite vengano mantenute e applicate.

Piano di Miglioramento:

Sulla base dei risultati e del feedback ricevuto, si possono sviluppare piani di miglioramento per affrontare eventuali lacune emerse. Questo può includere la pianificazione di ulteriori sessioni di formazione, l’aggiornamento dei materiali informativi o l’implementazione di nuove strategie di comunicazione